Datenschutzhinweise für Bewerber, Mitarbeiter und freie Mitarbeiter

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

genua GmbH
vertreten durch die Geschäftsführer Marc Tesch und Matthias Ochs
Domagkstraße 7
85551 Kirchheim bei München
Tel: +49 89 991950-0
(im Folgenden "genua", "wir", "uns").

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Christian Volkmer
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
Tel: +49 941 2986930
E-Mail: anfrage@projekt29.de

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Um das Bewerbungsverfahren, den Arbeitsvertrag oder Dienst-/ oder Werkvertrag durchführen zu können, verarbeiten wir, sowie von uns beauftragte Dritte oder Auftragsverarbeiter, die folgenden Daten von Ihnen, sofern Sie uns diese beim Bewerbungsverfahren oder im Laufe des Arbeitsverhältnisses mitgeteilt haben oder die Daten im Laufe des Arbeitsverhältnisses anfallen:

• Persönliche Angaben (u.a. Name, Anschrift, Telefon, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Familienstand, Staatsangehörigkeiten)
• Weitere Angaben im Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Notfallkontakte, Zertifikate
• Gehaltsdaten, Sozialversicherungsdaten, Steuerdaten, Gesundheitsdaten, Konfession

Dabei können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO und § 22 BDSG) verarbeitet werden (z. B. Angaben zu einer etwaigen Schwerbehinderung), um den gesetzlichen Pflichten des Arbeitgebers nachkommen zu können.

Die Verarbeitung dient der Erfüllung des Arbeitsvertrages oder Dienst-/ oder Werkvertrags, insbesondere der Entgeltabrechnung, sowie der rechtlichen Verpflichtungen von genua, insbesondere der Abführung der Lohnsteuer an die Steuerbehörden, der Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen an die Sozialversicherungsträger, der Zahlung von Beiträgen an sonstige Versicherungsträger, der erforderlichen Sicherheitsüberprüfungen und der Weitergabe von Daten im Rahmen von Prüfungen durch Behörden und Körperschaften des öffentlichen Rechts.

Für den Fall, dass die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterverarbeitet werden sollen als den, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, so werden Ihnen vor dieser Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen Zweck, die Dauer der Verarbeitung und die Betroffenenrechte zur Verfügung gestellt werden.

3.1. Datennutzung aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO)

Soweit Sie mit der Speicherung Ihrer Bewerbung in unserem Bewerberpool einverstanden sind, ist Zweck der Datenverarbeitung die Verwendung Ihrer Bewerbung für eine spätere Stelle. Dies gilt auch für alle anderen Verarbeitungen, denen Sie aktiv zugestimmt haben. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. lit. a) DSGVO.

Im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses kann es auch zur Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten kommen. Die Verarbeitung solcher Daten erfolgt auf Grundlage von Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO. Die Angabe des Religionsbekenntnisses erfolgt freiwillig auf Grundlage Ihrer Einwilligung, wenn Sie entsprechende Rechte in Anspruch nehmen möchten oder den Kirchenbeitrag über Ihren Arbeitgeber abführen lassen.

Die Angabe einer etwaigen Gewerkschaftszugehörigkeit oder die Angabe von Notfallkontakten erfolgt freiwillig auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Mit Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen gestatten Sie genua, Ihre im Rahmen des Bewerberverfahrens übermittelten personenbezogenen Daten und Bewerbungsunterlagen maximal sechs Monate zu speichern und zu verarbeiten. Diese Einwilligung erstreckt sich ausdrücklich auch auf übermittelte besondere Kategorien personenbezogener Daten.

Alle Einwilligungen sind freiwillig und können gegenüber der HR-Abteilung jederzeit ohne Angaben von Gründen widerrufen werden. Ab Eingang Ihrer Widerrufserklärung, wird genua Ihre personenbezogenen Daten nicht länger als von den gesetzlichen Aufbewahrungsbestimmungen vorgeschrieben verarbeiten. Mit Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden Ihre personenbezogenen Daten datenschutzkonform gelöscht.

3.2. Datenverarbeitung zur Erfüllung des zwischen Ihnen und uns geschlossenen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO)

Im Falle des Abschlusses eines Arbeitsvertrages verarbeiten wir Ihre Daten zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG.

Im Falle des Abschlusses eines Dienst-/ oder Werkvertrages mit Ihnen als freier Mitarbeiter verarbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung des Dienst-/ oder Werkvertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. lit. b) DSGVO.

3.3. Datenverarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO)

Im Falle bestehender gesetzlicher Verpflichtungen verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. lit. c) DSGVO i.V.m. § 26 BDSG. Eine Verarbeitung der im jeweiligen Einzelfall einschlägigen Daten erfolgt auf Grundlage der betreffenden gesetzlichen Bestimmungen, das sind insbesondere Angaben in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Angaben in Steuerbelegen (z. B. Bewirtungsbelegen) gegenüber Finanzämtern, Angaben für Sozialversicherungsträger, Arbeitnehmervertretungen, Betriebsärzte oder Meldungen an Versicherungsträger und Behörden sowie der gesetzlich verpflichtend durchzuführenden Sanktionslistenprüfung.

Im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses kann es auch zur Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten kommen. Die Verarbeitung solcher Daten erfolgt auf Grundlage von gesetzlichen Vorschriften gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO.

Gesetzliche Vorschriften zur Datenverarbeitung ergeben sich insbesondere auch aus den Sozialgesetzbüchern, der Abgabenordnung (v.a. § 147 AO), dem Handelsgesetzbuch (v.a. § 257 HGB), der Gewerbeordnung (v.a. § 109 GewO), dem Nachweisgesetz, dem Entgelttransparenzgesetz, dem Bundesstatistikgesetz, dem Handels- und Dienstleistungsstatistikgesetz sowie dem Betriebsverfassungsgesetz (v.a. § 80 BetrVG).

3.4. Datenverarbeitung aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO)

Eine Reihe Ihrer Daten (z.B. Nutzerkennungen, E-Mail-Adresse, IP-Adresse) wird für die Verwaltung und Sicherheit des ITSystems verarbeitet. Dies schließt erstellte und archivierte Textdokumente (z.B. Korrespondenz) mit ein. Dies umfasst auch im Rahmen der Internetnutzung erfasste Daten. Ohne diese Datenverarbeitung ist ein sicherer Betrieb des Systems und damit eine Beschäftigung in unserem Unternehmen nicht möglich. Diese Daten werden aufgrund unserer berechtigten Interessen an der einwandfreien und störungsfreien Funktion unseres IT-Systems verarbeitet. Zudem müssen die Stammdaten auch innerhalb des Unternehmens für eine einwandfreie Kommunikation innerhalb der Mitarbeitenden verarbeitet werden. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 S. lit. f) DSGVO.

4. Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die grundsätzliche Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens oder Vertragsabschlusses (Arbeits-, Dienst-, oder Werkvertrag) bei genua erforderlich. Die Nichtbereitstellung hätte zu Folge, dass das Bewerbungsverfahren nicht durchgeführt oder ein Vertrag nicht zustande kommen könnte. Angaben über eine Schwerbehinderung oder sonstige Angaben über Gesundheitsdaten i.S.d. Art. 4 Ziffer 15 DSGVO erfolgen ausschließlich auf freiwilliger Basis, sodass eine Bewerbung auch ohne diese Angaben möglich ist, ohne dass Ihnen hierdurch ein Vor- oder Nachteil entsteht.

5. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Seitens genua werden keine Profilingmaßnahmen durchgeführt.

6. Empfänger personenbezogener Daten 

6.1. Kategorien von Empfängern von Daten

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden von den Mitarbeitern der Personalabteilung von genua verarbeitet. Zudem erhalten auch die Abteilungen Payroll sowie (Personal-)Controlling die für sie relevanten Daten. Weitere interne Empfänger sind zudem ebenfalls zugriffsbeschränkt der Betriebsrat, der Bereich Arbeitssicherheit, der Bereich Vorsorge, der direkte Vorgesetzte, ggf. der jeweilige Ausbilder sowie die Geschäftsführung. Bei konkretem Bedarf werden die Daten durch Administratoren und dem Datenschutz-Team verarbeitet.

Soweit gesetzlich zulässig, geben wir personenbezogene Daten an Externe weiter:

• Externe Dienstleistungsunternehmen zur Lohn- und Gehaltsbuchhaltung 
• Externe Dienstleistungsunternehmen bei der Durchführung von Dienstreisen und Mitarbeiterschulungen
• Externe Dienstleistungsunternehmen zur Durchführung der Sanktionslistenprüfung
• Externes Dienstleistungsunternehmen zum Personal- und Bewerbungsmanagement
• Behörden und Krankenkassen zur Erfüllung gesetzlicher (Melde-)Pflichten 
• IT-Dienstleister zur Aufrechterhaltung unserer IT-Infrastruktur 
• Im Falle von Arbeitsrechtsstreitigkeiten an Rechtsvertreter und Gerichte 
• Zuständige Behörden und Körperschaften des öffentlichen Rechts 
• Die Bundesdruckerei GmbH als unseren Mutterkonzern.

Falls gesetzlich erforderlich, haben wir mit den Externen einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

6.2. Datenquellen

Furthermore, you have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to the processing of your personal data based on Art. 6 (1) (1) (e) or (f) GDPR (Art. 21 (1)(1) GDPR). In the event of an objection, we will no longer use your personal data for the purposes in question and will delete them from our systems, unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms, or the processing serves to assert, exercise or defend legal claims.

7. Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Es erfolgt grundsätzlich keine Weitergabe der Daten in Drittländer oder an internationale Organisationen. Datenübermittlungen in Länder außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums ("Drittländer") ergeben sich im Rahmen der Administration, der Entwicklung und des Betriebs von IT-Systemen. Die Übermittlung erfolgt in diesem Fall nur dann, wenn die Übermittlung grundsätzlich zulässig ist, weil ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand erfüllt ist oder Sie in die Datenübermittlung eingewilligt haben und die besonderen Voraussetzungen für eine Übermittlung in ein Drittland vorliegen.

8. Speicherdauer

Solange es für die Erfüllung der genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist, werden die Daten verarbeitet und gespeichert. Sind die Daten für die Erfüllung der genannten Zwecke nicht weiter erforderlich, werden diese gelöscht, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und/oder die Weiterverarbeitung ist zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsfrist gemäß §§ 195 ff. BGB erforderlich.

Im Falle der Bewerbung werden personenbezogene Daten für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Daneben werden personenbezogene Daten einer erfolglosen Bewerbung gegebenenfalls auch für die Dauer der Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, v.a. auf Grundlage des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), für sechs Monate aufbewahrt und nach Ablauf dieser sechsmonatigen Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

Sollten Sie Ihre Bewerbung zurückziehen und/oder Ihr Bewerbungskonto löschen, werden Ihre Daten innerhalb von 24 Stunden gelöscht, es sei denn, genua hat sie vorher/zeitgleich abgelehnt. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten nach Ablauf der sechsmonatigen Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Sofern eine Einwilligung zur Speicherung der Bewerbung in einem Bewerberpool erteilt wurde, erfolgt eine Speicherung darüber hinaus für die Geltungsdauer dieser Einwilligungserklärung.

Im Falle des Abschlusses eines Arbeitsvertrages werden personenbezogene Daten für die Dauer des Arbeitsverhältnisses gespeichert. Gleiches gilt für Dienst-/oder Werkverträge mit freien Mitarbeitern. Personenbezogene Daten werden Datenschutzinformation für Bewerber, Mitarbeiter und freie Mitarbeiter – V.03/24 4/4 gegebenenfalls auch für die Ausführung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse oder in der Ausübung der Amtsgewalt liegt, gespeichert. Daneben werden personenbezogene Daten gegebenenfalls auch für die Dauer der Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gespeichert.

Die Personalakte wird nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses grundsätzlich zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist ab Fälligkeit des Anspruches bis zu drei Jahre aufbewahrt. Einzelne Unterlagen der Personalakte (z.B. Lohnkonten, Freistellungsbescheinigungen) werden darüber hinaus für die Dauer von bis zu sechs Jahren (gemäß Einkommenssteuergesetz und Abgabenordnung) bzw. bis zu acht oder zehn Jahren (gemäß Handelsgesetzbuch) aufbewahrt.

9. Betroffenenrechte

Sie haben bezüglich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegenüber uns folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Hinsichtlich des Widerspruchsrechts verweisen wir auf unsere Ausführungen unter untenstehender Ziffer 11.

Außerdem haben Sie jederzeit das Recht, der Nutzung Ihrer Daten, die auf öffentlichen oder berechtigten Interessen beruhen, zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Soweit wir Ihre Daten auf der Grundlage einer von Ihnen abgegebenen Einwilligung verarbeiten, können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft diese Einwilligung widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ab dem Eingang Ihres Widerrufs verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr für die im Rahmen der Einwilligung angegebenen Zwecke. Ihren Widerruf oder einen Widerspruch richten Sie bitte an:

genua GmbH
Domagkstraße 7
85551 Kirchheim bei München
E-Mail: datenschutz@genua.de

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Zudem können Sie sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden. Für uns ist grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Postfach 606, 91511 Ansbach, zuständig. Alternativ können Sie Ihre Beschwerde auch bei jeder anderen Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen.

11. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Außerdem haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 S. 1 lit. e) oder lit. f) DSGVO erfolgt, zu widersprechen (Art. 21 Abs. 1 S. 1 DSGVO). Im Falle des Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für die betreffenden Zwecke nutzen und diese aus unseren Systemen löschen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Alle weiteren Informationen finden Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung.

Stand: November 2024